In het kort Een Power BI consult is geen dashboard maar een traject in vijf fasen: inventarisatie, datamodel, rapportages, beheer en adoptie. De eerste werkende rapportage staat doorgaans binnen vier tot zes weken. Het meeste werk zit niet in de schermen maar in de afspraken over wat een cijfer betekent.
Waarom het een traject is en geen opdracht.
Je kunt iemand vragen een dashboard te bouwen. Dat lukt, en na drie maanden staat het stil omdat de definities niet klopten of omdat niemand het opende.
Een consult begint een stap eerder: welke beslissing wil je kunnen nemen, welk cijfer heb je daarvoor nodig, en waar komt dat vandaan. Uit die vraag rolt de rest. Hieronder staat hoe zo’n traject bij ons loopt.
Fase 1: kijken wat er staat.
We nemen door hoe je nu rapporteert. Welke bestanden gaan er rond, wie maakt ze, hoeveel tijd kost dat en waar gaat het mis. Meestal komen daar dezelfde dingen uit: veel handwerk in Excel, per afdeling een eigen definitie van dezelfde KPI, en cijfers die te laat zijn om nog op te sturen.
Daaruit volgt een volgorde. Welke bron eerst, welke rapportage eerst, en wat er beter nog even kan wachten. Soms is de uitkomst dat Power BI hier niet het antwoord is en dat er eerst iets anders moet gebeuren. Dat zeggen we dan ook.
Fase 2: de bronnen en het model.
De bronnen worden gekoppeld en opgeschoond: van een Excel-bestand tot een ERP, een CRM of een SQL-database. Daar bovenop komt het model, en dat is waar het traject wordt gemaakt of gebroken.
In het model leggen we vast wat een klant is, wanneer een order meetelt en welke omzet welke is. Dat gesprek duurt langer dan mensen verwachten, want het antwoord verschilt per afdeling. Zolang die vraag openstaat, blijft elk rapport een discussie.
Draaien je bronnen los van elkaar en zijn het er meer dan twee, dan bouwen we eerst het datawarehouse eronder. Dat is goedkoper dan tien losse koppelingen die elkaar in de weg gaan zitten.
Fase 3: de rapportages.
Nu pas de schermen. We werken vanuit de beslissing die iemand moet nemen: de directie kijkt naar marge en cashflow, de projectleider naar zijn eigen planning, het magazijn naar wat er vandaag de deur uit moet.
Je kijkt tussentijds mee met werkende versies. Dat is niet uit beleefdheid: pas als iemand er zelf in klikt, blijkt welke vraag we verkeerd begrepen hadden.
Een rapport is af als je er in twee klikken van een totaal naar de losse factuur erachter komt. Zonder dat blijft de vraag “klopt dit wel” hangen, en dan wordt het niet gebruikt.
Fase 4: rechten en uitrol.
Wie mag wat zien, wie mag publiceren, en wat gebeurt er met gevoelige cijfers. Dat leggen we vast voordat er iets live gaat, niet erna.
Daarna zetten we de rapportage op de plek waar je collega’s toch al werken, meestal Teams of een portaal dat er al is. Een rapport waarvoor je eerst een andere omgeving moet openen, wordt de helft minder vaak bekeken.
Fase 5: gebruiken en bijhouden.
Een rapportage die niemand opent heeft niets opgeleverd. We lopen hem daarom door met de mensen die ermee gaan werken, en dat gaat vaker over vertrouwen dan over knoppen: waar komt dit getal vandaan, en waarom wijkt het af van wat ik gewend was.
Daarna kijken we periodiek mee. Verversingen die falen, rapporten die niemand meer opent, een bron die van formaat verandert. Dat hoort bij het onderhoud, net als bij elk ander systeem dat je draaiend houdt.
Wat het kost en hoe lang het duurt.
Een eerste werkende rapportage ligt meestal tussen de vijf en vijftien mille, afhankelijk van het aantal bronnen en hoe schoon die erbij liggen. Licenties komen daar bovenop. Reken op vier tot zes weken tot de eerste rapportage in gebruik is.
Gaat het om een compleet datafundament met meerdere systemen, dan loopt dat op tot tien à dertig mille en een paar maanden. We werken per fase met een vaste prijs, zodat er onderweg geen open rekening ontstaat.
Wil je zien hoe dat er bij jullie uitziet? Plan een gesprek van een half uur, dan laten we een voorbeeld zien uit je eigen branche.