Automatisering
Werk dat zichzelf doet.
Newbit automatiseert bedrijfsprocessen: gegevens verhuizen vanzelf tussen je systemen, terugkerend typewerk verdwijnt uit je week en de fouten die daarbij hoorden verdwijnen mee.
Wat we doen
Overtypen is geen werk.
In vrijwel elk bedrijf zit iemand gegevens van het ene scherm naar het andere over te nemen. Uren per week, en elke keer is er kans op een tikfout. Wij leggen die stap vast in een koppeling of workflow, zodat het voortaan vanzelf gaat en je precies kunt zien wat er langsgekomen is.
- Integraties met externe apps en API’s zoals ERP, CRM, webshop, boekhouding en systemen van je ketenpartners
- Workflows voor goedkeuringen, meldingen en terugkerende taken, in Power Automate of in je eigen omgeving
- Documentstromen waarbij facturen en pakbonnen zichzelf inlezen en archiveren
Wat het oplevert
Terug te rekenen in uren.
Uren terug
Een handeling van vijf minuten die veertig keer per week gebeurt is ruim drie uur. Automatisch is het nul, en die tijd gaat naar werk waar wel iemand voor nodig is.
Minder fouten
Een koppeling typt niet verkeerd en slaat geen regel over. Wat er misgaat komt in een melding terecht in plaats van drie weken later in de cijfers.
Altijd bij
Systemen die elke nacht of elk kwartier synchroniseren in plaats van wanneer iemand eraan denkt. Iedereen werkt met dezelfde stand.
Vertrouwd door onder andere
Waar we beginnen
De klussen die niemand leuk vindt.
Automatisering hoeft niet groot te beginnen. Het gaat om de handelingen die iedereen kent en niemand mist.
- Orders uit de webshop of mailbox in het ERP zetten
- Urenregistratie doorzetten naar de facturatie
- Inkoopfacturen inlezen, herkennen en klaarzetten voor akkoord
- Voorraadstanden delen met leveranciers of het magazijn
- Maandrapportages verzamelen en versturen
Uit de praktijk
Data van je ketenpartners in je eigen scherm.
De meeste winst zit in koppelingen naar buiten: systemen van leveranciers, vervoerders of terminals waar iemand nu handmatig op inlogt.
De situatie
Moovle wilde weten wanneer schepen en containers daadwerkelijk aankomen. Die informatie stond bij de haventerminals, dus moest er telkens iemand inloggen op systemen van derden en de gegevens overnemen.
Wat we bouwden
Een integratie met de terminaldata, waardoor de aankomsttijden rechtstreeks in het eigen ERP van Moovle zichtbaar zijn. Geen los portaal meer, en iedereen kijkt naar dezelfde tijden.
Hoe we het aanpakken
Van handmatig naar vanzelf.
Kennismaking
Meelopen met het proces
We laten iemand voordoen hoe het nu gaat. Daar zie je binnen een uur waar de tijd blijft en welke stap zich laat vastleggen.
Ontwerp
Wat mag vanzelf
Niet alles hoort automatisch te gaan. We spreken af waar de automatisering stopt en er nog een mens naar kijkt.
Bouw
Koppelen en testen
We bouwen de koppeling, draaien hem eerst naast het handmatige proces en vergelijken de uitkomst voordat we overschakelen.
Bewaking
Je ziet het als het misgaat
Elke automatisering krijgt een melding bij storingen. Geen stille processen waarvan pas veel later blijkt dat ze stilstonden.
Alles draait op één datafundament
Koppelingen tussen twee systemen zijn zo gebouwd. Gaat het om meer bronnen die elkaar moeten kennen, dan is een datawarehouse eronder goedkoper dan tien losse verbindingen.
Veelgestelde vragen
Over automatisering.
Wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces?
Een enkele koppeling of workflow kost meestal een paar dagen werk. Een compleet proces over meerdere systemen loopt op tot enkele duizenden euro’s, plus doorgaans enkele tientjes tot een paar honderd euro per maand aan verbruik. We rekenen vooraf uit hoeveel uur het per maand scheelt.
Wat is de terugverdientijd van automatisering?
Onderzoek van McKinsey noemt een mediane terugverdientijd van ongeveer veertien maanden, en UiPath houdt twaalf tot achttien maanden aan als gezond. Bij de handelingen waar wij mee beginnen, het overtypen tussen twee systemen, is het meestal korter omdat je de bespaarde uren direct kunt tellen.
Welke processen kun je het beste als eerste automatiseren?
Begin bij werk dat vaak terugkomt, altijd hetzelfde gaat en waarbij gegevens van het ene scherm naar het andere worden overgenomen. Orders uit de mailbox in het ERP zetten, uren doorzetten naar de facturatie en inkoopfacturen inlezen zijn de klassiekers.
Welke systemen kunnen jullie koppelen?
Alles met een API of een database die we mogen benaderen. In de praktijk gaat het vaak om Exact, AFAS, Business Central, Salesforce, HubSpot en Shopify, plus de eigen software die je ooit hebt laten bouwen.
Wat is het verschil tussen procesautomatisering, RPA en AI-automatisering?
Procesautomatisering legt een werkstroom vast in koppelingen tussen systemen. RPA bootst na wat een mens in het scherm doet en is een noodgreep voor systemen zonder API. AI-automatisering voegt daar een beoordeling aan toe, bijvoorbeeld uitlezen wat er precies op een factuur staat.
Gebruiken jullie Power Automate of iets anders?
Dat hangt af van wat je al hebt. Zit je in Microsoft, dan is Power Automate vaak logisch, want het valt binnen je licentie en je collega’s kunnen er zelf mee verder. Draait het zwaarder, of zit je niet in die wereld, dan bouwen we het in de omgeving die jij gebruikt: Azure, Google Cloud of een eigen server. In alle gevallen draait het bij jou.
Wat gebeurt er als een systeem eruit ligt?
De automatisering probeert het opnieuw en meldt zich bij jullie als het na een paar pogingen nog niet lukt. Berichten die niet door konden blijven bewaard en worden alsnog verwerkt, zodat er niets tussenuit valt.
Verliezen mensen hierdoor hun werk?
In onze projecten verdwijnt het overtypen, niet de functie. Wat je terugkrijgt is tijd voor werk waar iemand echt bij moet nadenken, en collega’s die niet langer de sluitpost tussen twee systemen zijn.
De volgende stap
Wat er meestal na de eerste koppeling komt.
Automatisering staat zelden op zichzelf. Dit zijn de drie richtingen waar klanten daarna heen gaan.
Eerst je bronnen op orde
Twee systemen koppel je zo. Zodra er meer bij komen wordt een datawarehouse eronder goedkoper dan tien losse verbindingen.
Zo deed Moovle dat →AI voor de beoordeling
Automatisering doet altijd hetzelfde. Zit er een stap in waarbij iemand moet lezen of beoordelen, dan neemt AI die over.
Waarom je data eerst klopt →Zien of het werkt
Een automatisering die stilstaat wil je meteen zien. In Power BI zetten we er een dashboard op met slagingspercentage en doorlooptijd.
Lowpad in de praktijk →Welk klusje kost bij jullie de meeste tijd?
Noem er één, dan rekenen we voor wat het scheelt om hem te automatiseren.