Van eindeloos klikken in Exact naar leverdatums die zichzelf bijwerken. Hoe Newbit voor speelgoedgroothandel Engelhart een datafundament, een eigen app en realtime inzicht bouwde.
In het kort Engelhart, groothandel in hoogwaardig speelgoed, importeert uit China met levertijden van zo’n twee maanden. Inkopen ging op gevoel, en twee medewerkers waren twee dagen per week bezig met het handmatig bijwerken van leverdatums in Exact Online. Newbit bouwde een datawarehouse in Azure, een helper-API voor al het verkeer met Exact, Power BI-dashboards voor inkoop en verkoop, en een eigen app die leverdatums automatisch bijwerkt op basis van pakbonnen en shipping-updates. Het resultaat: leverdatums worden volledig automatisch bijgewerkt, en de inkoper stuurt op data.
“Die container heeft weer vertraging”
Het is maandagochtend. In de mailbox zit een bericht van de vervoerder: een container uit China ligt een week langer stil dan gepland. Klinkt als één regel tekst, maar die ene container raakt 200 orderregels bij 10 verschillende klanten. Elke regel moet een nieuwe leverdatum krijgen, en elke klant wil weten waar hij aan toe is.
Dus begint het klikken. Order openen, regel zoeken, datum aanpassen, opslaan, wachten. Volgende regel.
Bij Engelhart zaten twee mensen hier naar eigen zeggen twee dagen per week mee bezig. Elke week. En dat terwijl het bedrijf hard groeit.
“We waren hier met twee mensen twee dagen in de week mee aan het klikken. Het was echt niet leuk meer.”
Lucas Stevens, mede-eigenaar van Engelhart
Hoe zorg je dat je data de werkelijkheid bijhoudt, zonder dat je mensen er hun halve week aan kwijt zijn?
Over Engelhart.
Engelhart is een groothandel in kwalitatief hoogwaardig speelgoed. Het assortiment is niet alleen breed, maar ook opvallend diep: denk aan een uitgebreide lijn darts-producten, of houten speelgoed en bordspellen in talloze varianten.
Veel van dat speelgoed komt uit China. Het wordt per schip naar Nederland gebracht en gaat van daaruit door naar klanten. Dat betekent grote aantallen per levering, maar ook lange levertijden: twee maanden wachten op nieuwe voorraad is geen uitzondering.
Het hart van de onderneming is Exact Online, het ERP-systeem van Engelhart. Een ERP-systeem is het centrale pakket waarin orders, voorraad, inkoop en facturatie samenkomen. Alles wat er in het bedrijf gebeurt, staat daar.
Waarom lange levertijden alles lastiger maken.
Als nieuwe voorraad twee maanden onderweg is, moet je vooruitkijken. Hoeveel heb je nog liggen? Hoeveel staat er al in backorder, oftewel verkocht maar nog niet geleverd? Hoe verkoopt dit product door het jaar heen? En is dit een trend die nu opkomt, of al bijna voorbij?
Tot voor kort ging dat bij Engelhart vooral op gevoel, aangevuld met veel klikwerk in Exact om voorraad, backorders en seizoenspatronen per product boven water te krijgen. Dat kostte niet alleen tijd, het kostte ook omzet. Omdat verkopen moeilijk te voorspellen waren, werd er regelmatig te weinig ingekocht. En met twee maanden levertijd kan dat fataal zijn: tegen de tijd dat de nieuwe lading binnen is, is de trend alweer overgewaaid.
Daarnaast was er het tweede probleem: klanten op de hoogte houden. Schepen lopen vertraging op, douaneprocessen duren langer dan verwacht. Bij een groot assortiment betekent dat honderden orderregels waarvan de leverdatum steeds opnieuw moet worden bijgewerkt. Exact reageerde daarbij niet altijd even snel, wat het werk extra frustrerend maakte.
Dit lag niet aan slordig werken. Het is simpelweg een proces dat met de hand prima te doen is zolang een bedrijf klein is, en dat bij groei vanzelf vastloopt. Engelhart zag dat moment aankomen: op korte termijn niet meer houdbaar, laat staan op lange termijn.
De opdracht aan Newbit was daarom tweeledig:
- Inzicht in voorraad en verkopen, per klant en per leverancier, zodat de inkoper gerichter kan inkopen en er meer omzet overblijft.
- Automatisering van het bijwerken van leverdatums in Exact, met daarnaast een gebruiksvriendelijke manier om orderregels handmatig en in bulk aan te passen.
“Kun je niet gewoon rechtstreeks op Exact bouwen?”
Engelhart had één groot voordeel: Exact is de single source of truth, de ene bron waarvan iedereen weet dat die klopt. Dat scheelt enorm, want er is geen discussie over welk systeem gelijk heeft.
De logische gedachte is dan: bouw een app die rechtstreeks met Exact praat. Het korte antwoord: dat kan, en soms is het genoeg. Maar hier waren er twee heel verschillende toepassingen, een dashboard en een automatisering, die allebei dagelijks dezelfde data nodig hebben. Bovendien kent Exact een limiet op het aantal API-calls per dag. Een API-call is één verzoek van een ander systeem aan Exact, bijvoorbeeld “geef me alle openstaande orders”.
Wat gebeurt er als het dashboard en de app tegelijk data opvragen? Wat als je die dag-limiet halverwege de middag al bereikt? En waar laat je de data, zodat een dashboard snel blijft?
Daarom kozen we voor een tussenlaag: een datawarehouse in een SQL-database op Azure. Een datawarehouse is een aparte database waarin je een overzichtelijke kopie van je bedrijfsdata bewaart, speciaal ingericht voor rapportages en toepassingen.
- Een sync-script haalt op vaste momenten data op uit Exact, bewaakt daarbij de API-quota en vult de database.
- In een synclog houdt het script bij wanneer elke tabel voor het laatst is bijgewerkt. Je ziet dus altijd hoe vers je data is.
- Zware berekeningen en pivots, het omzetten van ruwe regels naar overzichtelijke tabellen, gebeuren al in de database. Zo hoeft Power BI dat niet te doen en blijft het verversen razendsnel.
De tussenlaag kan onbeperkt worden geraadpleegd, zonder dat het de koppeling met Exact belast. Daarmee is het het fundament voor alles wat er nog komt: rapportages, automatiseringen en nieuwe apps.
Data lezen is één ding, data terugschrijven een tweede.
Voor het dashboard volstaat lezen. Maar om leverdatums automatisch bij te werken, moet er ook naar Exact geschreven worden. En dat wil je vanuit meerdere toepassingen tegelijk kunnen doen, binnen dezelfde quota, zonder foutmeldingen omdat net op dat moment de dataverversing draait.
Daarbij is de Exact API niet altijd even intuïtief. Welke velden moet je precies aanpassen? In welke volgorde? En wat gebeurt er als een wijziging halverwege misgaat?
Daarom bouwden we een eigen helper-API: een tussenstation dat de communicatie met Exact regelt. Applicaties vragen de helper-API om iets aan te passen, bijvoorbeeld “verschuif deze orderregels naar 14 november”. De helper-API vertaalt dat naar de juiste verzoeken aan Exact, houdt rekening met de quota en zorgt dat de gewenste velden correct worden bijgewerkt. Ook het sync-script haalt zijn data via de helper-API op. Zo loopt al het verkeer met Exact via één punt, dat de quota voor alle toepassingen samen bewaakt, en hoeft geen enkele toepassing zelf de eigenaardigheden van Exact te kennen.
Zo werkt het nu: van pakbon tot bijgewerkte order.
Alles komt samen in een app die speciaal voor Engelhart is gebouwd. De kern is een volledig automatische flow:
- Pakbonnen en shipping-updates komen binnen per e-mail, bijvoorbeeld een Excel-bestand van de vervoerder met nieuwe leverdatums.
- De app leest die berichten automatisch uit en koppelt de informatie aan de data uit Exact.
- Daaruit bepaalt de app welke orderregels verschoven moeten worden, en naar welke datum.
- Via de helper-API worden die wijzigingen direct in Exact doorgevoerd.
Daarnaast draait er elke dag een controle. Orderregels die vandaag geleverd zouden worden maar nog niet geleverd kunnen worden, schuiven automatisch door naar de volgende werkdag. Zo loopt de data van Engelhart nooit achter op de werkelijkheid.
Automatisch is mooi, maar soms wil je zelf ingrijpen. Medewerkers kunnen daarom ook handmatig orderregels selecteren op basis van filters zoals klant, salesorder, inkooporder, artikelnummer, leverancier of leverdatum, en die in bulk naar een nieuwe datum verplaatsen.
De app is opgebouwd uit tegels die naar verschillende modules leiden:
- Leverdatums verschuiven, automatisch en handmatig.
- Update-mails voor klanten genereren over hun openstaande orders.
- Te leveren orders per dag of per week inzien.
Ook aan het beheer is gedacht. Verloopt de toegang tot Exact, dan krijgt Engelhart een e-mailnotificatie en kan de koppeling direct vanuit de app worden vernieuwd. En omdat de app modulair is opgezet, kunnen er later eenvoudig nieuwe modules bij.
Eén bron, twee toepassingen, nul verschillen.
De dashboards in Power BI draaien op hetzelfde datawarehouse als de app. De inkoper ziet daarin in één oogopslag de voorraad, de backorders en het verkoopverloop door het jaar heen, per klant en per leverancier. Geen avonden meer klikken om erachter te komen of een product bijna op is. Daarnaast is er een dashboard voor verkoop, dat inzicht geeft in de verkopen per klant en per product.
Omdat app en dashboard dezelfde data gebruiken, zijn wijzigingen die in de app worden gedaan ook direct zichtbaar in de dashboards. Er bestaan dus geen twee versies van de waarheid.
De hele omgeving draait in Azure, het cloudplatform van Microsoft. Dat maakt de verbinding tussen app, database en dashboards eenvoudig, en ook veilig: de SQL-database is alleen bereikbaar via interne verbindingen en staat niet open voor de buitenwereld.
Exact blijft de bron, en al het verkeer ermee loopt via de helper-API: het sync-script haalt zo data op voor het datawarehouse, en de app stuurt er wijzigingen mee terug. App en Power BI lezen uit het datawarehouse.
Het resultaat.
Waar Engelhart eerst twee medewerkers twee dagen per week inzette om leverdatums bij te werken, gebeurt dat nu volledig automatisch. Die tijd gaat nu naar werk dat er echt toe doet.
“Hier word ik nu bijna een beetje emotioneel van. Ik ben zo blij dat dit werkt.”
Lucas Stevens, mede-eigenaar van Engelhart
- Inkoop op basis van data in plaats van gevoel: voorraad, backorders en seizoenspatronen in één overzicht.
- Leverdatums die kloppen, ook als een schip vertraging heeft.
- Klanten die sneller weten waar ze aan toe zijn, dankzij gegenereerde update-mails.
- Een fundament dat meegroeit: nieuwe rapportages, automatiseringen en modules bouwen voort op hetzelfde datawarehouse.
Herken je dit?
Niet elk bedrijf heeft meteen een datawarehouse en een eigen app nodig. Een paar slimme rapportages direct op je ERP kunnen prima volstaan; wanneer dat genoeg is, lees je in Exact Online koppelen aan Power BI. Maar herken je het patroon?
- Zit je team uren te klikken in je ERP om iets op te zoeken of bij te werken? Dan is automatiseren vaak sneller terugverdiend dan je denkt.
- Wil je meerdere toepassingen op dezelfde data laten draaien? Dan loont een tussenlaag, zeker als je systeem een limiet op API-calls heeft.
- Groeit je bedrijf harder dan je processen? Dan is nu het moment om te kijken waar de knelpunten over een jaar zitten.
Welke route het beste past, hangt af van jouw systemen en jouw manier van werken. Daar is geen standaardantwoord op. Soms is een kort gesprek al genoeg om te zien waar de winst zit. Plan een gesprek van een half uur.