Exact Online koppelen aan Power BI: standaardconnector of eigen koppeling?

In het kort Een Exact Online Power BI-koppeling kan op twee manieren. Met een standaardconnector, zoals die van Exact zelf of van PowerBIConnector.nl, zet je snel een paar cijfers in Power BI. Meer doet hij niet: je bouwt geen historie op en de data blijft los van je andere systemen. Wil je echt iets met je Exact-data, dan laat je een eigen koppeling bouwen met een datawarehouse eronder.

In Power BI Desktop staat een connector met de naam van Exact erop, en in de App Store van Exact vind je er nog een paar. Dat lijkt het hele antwoord. Voor een handvol cijfers in een ander dashboard is het dat ook.

Alleen blijft het daar in de praktijk bijna nooit bij. Hieronder lees je waar een standaardconnector ophoudt, en wat een eigen koppeling je dan oplevert.

Exact Online Power BI: twee routes naast elkaar.

Route	Voor wie	Kosten
Een standaardconnector	Je wilt een of een paar simpele waardes in je Power BI-dashboard zien	Je Exact-licentie plus de connector, vanaf € 25 per maand
Een eigen koppeling met een datawarehouse	Je wilt je Exact-data en -processen koppelen aan de rest van je bedrijf en er echt waarde uit halen	Eenmalig bouwwerk, vanaf € 5.000

Route 1: een standaard Power BI-connector voor Exact Online.

Er zijn meerdere standaardconnectoren. Exact heeft er zelf een, de Exact Online Premium-connector in Power BI Desktop. In de Exact App Store staan connectoren van derden, zoals PowerBIConnector.nl en Invantive. PowerBIConnector.nl kost vanaf € 25 per maand.

De connector van Exact werkt alleen met een Premium-abonnement en vraagt een gateway op een computer die altijd aan staat. Die van derden werken bij elk abonnement.

Alle standaardconnectoren doen in de kern hetzelfde: ze leggen een verbinding tussen Exact en Power BI. Bij elke verversing van het rapport, via import of DirectQuery, haalt Power BI de data live uit Exact op. Meer doet een connector niet, en dat heeft vier gevolgen.

• Je bouwt geen historie op. Elke verversing overschrijft de vorige stand, dus hoe je voorraad vorige maand stond, zie je niet terug.
• Power BI doet al het rekenwerk, bij elke verversing opnieuw. Bij een grotere administratie kan een verversing uren duren.
• Valt de verbinding met Exact weg tijdens een verversing, dan mislukt die verversing en blijven je cijfers op de vorige stand staan.
• De data blijft tussen Exact en Power BI hangen. Je kunt hem niet gebruiken in een andere app, een automatisering of naast je CRM.

Voor een paar simpele cijfers in je eigen Microsoft-omgeving is dat geen bezwaar, en dan is een standaardconnector de snelste weg. Maar zodra iemand vraagt hoe het vorig jaar ging, of de cijfers naast die uit het CRM wil zien, loop je tegen de grenzen aan.

Route 2: een eigen koppeling met een datawarehouse.

Bij een eigen koppeling gaat de data niet rechtstreeks naar Power BI. De koppeling haalt hem op vaste momenten op via de API van Exact en zet hem in een datawarehouse. Daar wordt hij opgeschoond, gemodelleerd en bewaard, en Power BI leest uit het warehouse. Omdat het zware rekenwerk al in de database gebeurt, blijft een verversing in Power BI snel.

Dat kost meer werk vooraf. Exact begrenst het aantal aanroepen per minuut en per dag, en die limieten zijn streng. Vragen een dashboard en een automatisering allebei rechtstreeks data op, dan kun je halverwege de middag al door je daglimiet heen zijn. De koppeling moet dus zuinig ophalen en bijhouden wanneer elke tabel voor het laatst is ververst.

Wat je ervoor terugkrijgt, is dat Exact één van de bronnen wordt. Het CRM, de urenregistratie en de webshop komen ernaast te staan, met dezelfde klantnummers en dezelfde definitie van omzet. In een datawarehouse leg je die één keer vast. De historie blijft bewaard, en apps en automatiseringen kunnen dezelfde data gebruiken als je dashboards.

Uit de praktijk: Engelhart op Exact Online.

Engelhart, een groothandel in speelgoed, haalt veel van zijn assortiment per schip uit China. Twee maanden levertijd is daar geen uitzondering, en alles staat in Exact Online.

Inkopen ging op gevoel, met veel zoekwerk in Exact naar voorraad, backorders en seizoenspatronen. Daardoor werd er regelmatig te weinig ingekocht. En bij elke vertraagde container moesten orderregels met de hand een nieuwe leverdatum krijgen. Eén container raakte zo’n 200 orderregels bij tien klanten.

“We waren hier met twee mensen twee dagen in de week mee aan het klikken. Het was echt niet leuk meer.”

Lucas Stevens, mede-eigenaar van Engelhart

Wij zetten er een datawarehouse in Azure onder. Een sync-script haalt de data uit Exact en houdt per tabel bij hoe vers die is. Al het verkeer met Exact loopt via één eigen tussenstation dat de API-limieten bewaakt, zodat dashboards en automatiseringen elkaar niet in de weg zitten.

Daarop draaien Power BI-dashboards voor inkoop en verkoop. De inkoper ziet voorraad, backorders en het verkoopverloop door het jaar per klant en per leverancier. Een eigen app leest pakbonnen en verzendupdates uit de mail en zet de nieuwe leverdatums zelf in Exact.

Het bijwerken van leverdatums kostte twee medewerkers elk twee dagen per week. Dat gebeurt nu automatisch.

Meerdere administraties samenvoegen.

Een holding met vier werkmaatschappijen heeft in Exact vier administraties. Elke administratie kan een eigen rekeningschema hebben, met eigen kostenplaatsen en eigen klantnummers.

Een standaardconnector kan meerdere administraties tegelijk inladen. Wil je ze alleen naast elkaar zien, dan is dat genoeg.

Consolideren is iets anders. Dan moet ergens vastliggen dat rekening 8000 bij de ene bv hetzelfde betekent als 8010 bij de andere. Dat kan in Power BI, in elk rapport opnieuw. Of één keer, in het datawarehouse.

Welke route past bij jou.

• Je wilt een paar standaardcijfers uit Exact in een ander dashboard zien: een van de bestaande standaardconnectoren is genoeg.
• Alles daarbuiten, zoals data consolideren, bewerken, analyseren of koppelen aan andere systemen: laat een eigen koppeling bouwen met een datawarehouse.

Twijfel je? Kijk dan naar wat je over een jaar wilt weten, niet naar wat je nu laat zien. Moet de data tegen die tijd bewerkt of gecombineerd worden, dan is een eigen koppeling meestal voordeliger dan een connector waar je omheen moet bouwen. Een Power BI consultant kan dat in een kort gesprek met je doorlopen.

Wat het kost en hoe lang het duurt.

Een standaardconnector kost vanaf € 25 per maand, plus je Exact-licentie. Dat is geen maatwerk, maar het staat er.

Een eerste werkende rapportage op een eigen koppeling ligt meestal tussen € 5.000 en € 15.000, met vier tot zes weken werk. Met een volledig datawarehouse over meerdere administraties of systemen kom je uit op € 10.000 tot € 30.000 en een paar maanden. Power BI-licenties staan daar los van. Per fase spreken we een vaste prijs af.

Wil je weten welke route bij jullie past? Plan een gesprek van een half uur. We kijken mee in je Exact-omgeving, en als een standaardconnector genoeg is, zeggen we dat.

Veelgestelde vragen.